Eriti murettekitavana tõi inspektsioon välja sotsiaalvaldkonna dokumentide pealkirjades avaldatud füüsiliste isikute nimed, mis võivad viidata inimese tervislikule seisundile või abivajadusele. Kuigi dokumendid ise ei olnud enamasti avalikud, võis juba pealkirjas nähtav nimi anda inimese kohta väga tundlikku infot.
„Dokumendiregister on oluline tööriist valitsemise läbipaistvuse tagamisel, kuid samal ajal peab see austama iga inimese õigust eraelu puutumatusele,“ ütles seire läbiviinud Andmekaitse Inspektsiooni jurist Elve Adamson.
Seire käigus pöörati tähelepanu ka juurdepääsupiirangute kehtestamise õiguspärasusele, metaandmete täpsusele ning sellele, kas registrite kaudu on tagatud juurdepääs dokumentidele, millele piirangut ei ole kehtestatud. Kuigi olukord on mitmes omavalitsuses märgatavalt paranenud, esines endiselt eksimusi nii piirangu aluste, tähtaegade kui ka juurdepääsu võimaldamise osas.
Adamson rõhutas, et omavalitsused peaksid oma dokumendiregistrid süsteemselt üle vaatama, eemaldama piiranguga andmed ning hävitama säilitustähtaja ületanud dokumendid.
Seire eesmärk oli ka hinnata, kas kevadel omavalitsustele saadetud märgukirjad on aidanud parandada dokumendiregistrite kvaliteeti ja vähendada isikuandmete liigset avalikustamist. Kuigi areng on positiivne, näitab seire, et isikuandmete kaitse ja teabe avalikustamise tasakaalu leidmine nõuab jätkuvalt tähelepanu.
Läbipaistvuse teenäitajad
Kuigi seire näitas mitmeid puudujääke, võib välja tuua omavalitsusi, keda saab dokumendiregistri pidamisel teistele eeskujuks tuua.
Tunnustusena heast praktikast tõstis Andmekaitse Inspektsioon 29. oktoobril toimunud avaliku teabe ja avaandmete konverentsil esile Tõrva Vallavalitsuse kui 2025. aasta seire parima kohaliku omavalitsuse. Läbipaistvuse teenäitajana toodi esile ka teise koha pälvinud Mustvee Vallavalitsus.
