Töösuhted

Tööandjal ei ole õigus lugeda töötaja isiklike e-kirju, kuid kui töötaja kasutab tööalast e-posti ka isiklike kirjade saatmiseks võib vastus olla erinev. Nimelt on tavapäraselt tööandja töökorralduse ja arvuti kasutamise reeglites ära määratlenud, kas töötaja tohib kasutada neid ka isiklikeks tegevusteks või mitte.

Kui töötajal on lubatud kasutada töö e-posti ka erasuhtluseks, peab olema kehtestatud reegel, et erakirjad tuleb postkastist kustutada või tõsta spetsiaalselt loodud alamkausta, mis oleks selgelt eristatud nt pealkirjaga „Isiklik". Sellisel juhul ei ole tööandjal lubatud lugeda ega kontrollida töötaja e-posti alamkaustasid, mis on märgitud „isiklik“, sest tegemist on töötaja eraeluliste kirjadega ja andmetega.

Kui tööandja ei ole lubanud kasutada tööalast e-posti ka töötaja isiklikuks suhtluseks ning töötaja ikkagi kasutab seda ka isiklike kirjade tarbeks, siis ei saa töötaja eeldada, et tööandjal puudub õiguslik alus töötaja tööandja e-posti domeeniga e-kirjade lugemiseks.

Eelnev siiski ei tähenda seda, et tööandja võib teha laus kontrolli.  Tööandja võib töötaja e-kirjadega tutvuda nõusoleku alusel või töölepingu täitmiseks, aga tööandja ei või riivata töökohustuste täitmise kontrollimise käigus töötaja põhiõigusi ülemääraselt.

Seega peaks tööandja väga selgelt töökorraldusreeglites ära määratlema e-posti kasutamise reeglid, kas ja mis tingimustel on isiklik kirjavahetus lubatud, millal tohib tööandja tutvuda töötaja e-kirjadega ning tööandja kohustus arvestada töötaja õigusega privaatsusele. 

Jah, töötaja teadmata on tema tööalaselt kasutatavas arvutis või e-postkastis ükskõik missuguste isikuandmete töötlemistoimingute tegemine keelatud. Enne igasugust tegevust tuleb töötajat teavitada ja seda ka juhtudel, kui vaja faile kopeerida või kontrollida töötaja töökohustuste täitmist.

Teavitamine tähendab nii konkreetsest tegevusest eelnevat teavitamist kui ka töötaja üldist teavitamist. Näiteks saab töötajat üldiselt teavitada arvuti/e-posti kasutamise reeglite, tingimuste või juhiste tegemise läbi, kus tuleks reguleerida, kas ja missugustel tingimustel saab töötaja oma isiklikku informatsiooni arvutis või e-postkastis hoida. Levinud variandiks on, et kui töötaja soovib tööarvutis isiklikke faile hoida, peab ta arvutis või e-postkastis looma isikliku kausta, kuhu ta oma eraelulise sisuga info koondab. Isikliku kausta loomise reegel peab olema töökorraldusreeglites, millest töötaja saab lähtuda enda töö tegemisel ja tööalaste vahendite kasutamisel.

Peale töösuhte lõppemist ei ole tööandjal oma endise töötaja nimelise e-posti aadressi kirjadega tutvumiseks ühtegi põhjendust, mida toetab õigusakt. Seega, tuleb muude kokkulepete puudumisel nimeline e-posti aadress koheselt peale lepingu lõppemist sulgeda ja kustutada. Kõige otstarbekam on töösuhetes töötaja e-posti säilitamine ja kasutamine panna paika töökorraldusreeglites.

Kui tööandja on kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Endise töötaja e- kirjad võib paigutada näiteks arvutikettale, kustutades seejärel serverist e-posti aadressi koos selle sisuga. Kui aga peaks olema põhjendatult vaja säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’.

Iga töötaja saab ka ise oma privaatsust endise tööandja juures kaitsta, kui järgib lihtsat nõuannet: kui tööandja on lubanud kasutada e-posti ka enda isiklikeks meilideks, siis on mõistlik isiklikud e-kirjad koguda eraldi kausta, mida on lihtne töölt lahkudes kustutada. Kui seda aga tehtud ei ole, tuleks e-postkast enne töölt lahkumist üle vaadata ja isiklikud kirjad kustutada.

Töösuhetes kehtib kuldne reegel: tööandja küsib isikuandmeid nii vähe kui võimalik ja vajalik. Õiguslik alus on ennekõike kas seadus või töökorraldusreeglid, mis on lepingulise suhte osa.

Töökorraldusreeglites ei saa näha ette sellist isikuandmete töötlemist, mis on vastuolus isikuandmete kaitse seaduse või isikuandmete kaitse üldmäärusega.

Andmete küsimise vajalikkus sõltub ka sellest, kas tegemist on alles värbamisega, töölepingu sõlmimisega või töösuhte kestel andmete küsimisega. Näiteks ei ole värbamisprotsessis vajalik töötaja pangakonto number, kuid see on oluline töölepingu sõlmimisel, et tööandja teaks, millisele pangakontole peab töötajale töötasu maksma.

Tööandjal puudub üldjuhul õigus küsida infot järgneva kohta:

• perekonnaseis, laste olemasolu ja pere planeerimine;
• ajateenistuse läbimine;
• religioossed või poliitilised vaated, veendumused;
• seksuaalne orientatsioon;
• tervislik seisund, puue.

Tööandja ei tohi nõuda töötajalt karistusregistri väljavõtte esitamist. Seadusandaja on näinud ette võimaluse tööandjal teha ise sellekohane päring kindlatel juhtudel. 

Näiteks lastekaitse seadus sätestab piirangud isikutele, kes ei tohi lastega töötada. Seega, tööandja peab eelnevalt kontrollima kandideerija karistusandmeid.

Töötaja poolt täidetavas ankeedis võib küsida vaid seda, kas isikul on varalise kahjuga seotud kehtivaid karistusi või mitte. Sel juhul on inspektsiooni hinnangul täidetud isikuandmete eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtted. Eelpool kirjeldatu on lubatud vaid töökohtade puhul, kus on otsene kokkupuude rahaga.

Tööandja võib küsida vaktsineerimise kohta tõendit, kui tegemist on ohuteguriga ning tööandja on vastavad abinõud kehtestatud töökeskkonna riskianalüüsis ja tegevuskavas. Siiski ei tähenda see seda, et tööandja õigus on absoluutne. Kui töötaja keeldub vaktsineerimisest, testimist või tõendi esitamisest, peab tööandja riskide maandamiseks töö ümber korraldama. 

Seega võib töötaja vaktsineerimise kohta anda teavet ise. Juhul, kui ainus meede on tagada vaktsineerimine, siis on tööandja kohustus korraldada töötervishoiu arsti visiit. Arst võib anda vaid üldise hinnangu – võib tööle lubada/ei või tööle lubada – ning ei tohi väljastada infot selle kohta, kas töötaja tegi vaktsiini või mitte või kas töötaja on nakatunud või mitte.

Lubatud ei ole ka arvestuse pidamine, kes ja millal on vaktsineeritud.

Tööandjal ei ole õigust teada, kas töötervishoiuarst on suunanud teid psühholoogi või muu eriarsti juurde. Kui tööandja soovib pakkuda töötajatele lisateenuseid, näiteks psühholoogi teenust, siis peab tööandja hindama või panema paika kindlad tingimused, millele peab töötaja vastama ja mille korral on töötervishoiuteenuse osutajal õigus teda lisateenusele suunata selliselt, et tööandja ei saa teadlikuks millisele töötajale ja mis lisateenuseid pakuti.

Näiteks, kui arst on pidanud vajalikuks suunata töötaja tööpsühholoogi juurde, ei tähenda see koheselt, et töötajal on probleemid vaimse tervisega, kuid loob eelarvamuse, et inimesel võib sellele olla kalduvus (potentsiaalne terviserisk).

Joobeseisund on terviseseisund ja kuulub eriliiki isikuandmete hulka. Neid andmeid võib töödelda ainult seaduses sätestatud juhtudel või isiku nõusolekul (aga mitte näiteks lepingu täitmiseks). Küll aga ei ole nõusolek töösuhetes kuigi sobiv alus joobe kontrollimiseks, sest tööandja on jõupositsioonil ning nõusoleku tegelikku vabatahtlikkust pole võimalik garanteerida.

Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 13 lõige 1 punkt 15 paneb tööandjale kohustuseks kõrvaldada töölt alkoholi-, narkootilises või toksilises joobes või psühhotroopse aine mõju all oleva töötaja. Seda kontrolli võib teostada ainult tervishoiuteenuse osutaja, kellel on seadusest tulenev saladuse hoidmise kohustus.

Järelikult võib tööandja saata töötaja arsti või õe juurde kontrolli, kes saab teha otsuse töötaja tööle lubamise kohta. Ka on võimalik meditsiinipersonal töökohale kutsuda. Oluline on tähelepanu pöörata sellele, et tööandja ei saa teada testi tulemust vaid talle antakse ainult otsus selle kohta, kas isik võib tööülesandeid täita või mitte. Samuti ei tohiks rakendada lauskontrolli - tööandja peab oskama ära põhjendada, millised töötajad ning mis põhjusel tervishoiuteenuse osutaja juurde minema peavad. 

Kui aga on tekkinud situatsioon, kus on põhjendatud kahtlus (joobele viitavateks tunnusteks on tavaliselt isiku välimus, tema aeglustunud reaktsioonid, häirunud kõne, aja, isiku ja koha tajumise häired, teadvuse seisund ning mälu-, koordinatsiooni- ja käitumishäired), et töötaja ei ole töövõimeline ning tuleb saata koju, peab see toimuma võimalikult delikaatselt ning kindlasti ei tohi selle põhjustest informeerida kaastöötajaid. Vajadusel saaks tööandja tunnistajatena (nt hilisema tõendamise eesmärgil), kasutada neid töötajaid, kes ise on joobes töötajaga kokku puutudes tajunud, et kolleeg ei ole võimeline tööd tegema.

Seega, ükskõik keda ei saa tunnistajaks kutsuda, sest teiste töötajate kohale kutsumisega avaldatakse ühe töötaja kohta käivat terviseinfot teistele, mis aga ei ole IKÜM-iga kooskõlas. Tervishoiuteenuse osutajal seevastu on õigusaktidest tulenev saladuse hoidmise kohustus ning hilisema töövaidluse käigus, kui tuleb tuvastada juhtunu asjaolud, saab vaidlust lahendav asutus küsida terviseandmed välja otse testi või tervisekontrolli teinud meditsiinitöötaja käest. 

Potentsiaalne tööandja võib pöörduda kandideerija eelmise tööandja poole, kui kandideerija on ise märkinud kandideerimisel eelmise tööandja kontakti. See eeldab ka seda, et kandideerija on eelnevalt küsinud eelmiselt tööandjalt nõusolekut kontakti jagamiseks uuele potentsiaalsele tööandjale.

Üldise taustauuringu tegemine on reeglina keelatud, välja arvatud kui tööandja suudab põhjendada õigustatud huvi olemas olu (on viinud läbi õigustatud huvi hinnangu) või taustauuringu tegemise kohustus tuleneb seadusest. Näiteks lastega töötavate inimeste puhul on tööandjal kohustus kontrollida, et lastega ei töötaks inimene, keda on karistatud või kes on määratud sundravile lastekaitseseaduse § 20 nimetatud süütegude alusel

Kuid oluline on meeles pidada, et isikuandmete kaitse üldmäärus annab inimesele õiguse oma andmete kasutuse üle omada ülevaadet. Tööle kandideerimisel on igal inimesel õigus küsida, mida tema kohta on kogutud, sh tehtud taustapäringute kohta.

Töötajal on õigus keelduda haiguslehele jäämise põhjuse avaldamisest. Tööandja ei tohi antud infot töötajalt küsida. Terviseandmed on eriliiki isikuandmed ehk füüsilise isiku füüsilise ja vaimse tervisega seotud isikuandmed. Kui tööandjal on kahtlus haiguslehe kehtivuse kohta siis tal on õigus küsida Eesti Haigekassalt täiendavat infot.

Puhkuse või töölt puudumise põhjuse avaldamine kodulehel on selgelt ülemäärane, kuna tegemist on isiku eraelu puudutava teabega. Antud tegevus on lubatav vaid töötaja nõusolekul. Küll aga võib olla põhjendatud töökorralduslikult, et vastav info on teada asutusesiseselt.

Palgaleht sisaldab inimese nime ja pangarekvisiite ja neid ei loeta eriliiki isikuandmeteks, tegemist on tavalisteks isikuandmetega. Tööandja peab ise otsustama, kui õigustatud on palgalehe krüpteerimine. Isikuandmete krüpteerimine on hea võimalus, kuid mitte seadusest tulenev kohustus, kolmandate osapoolte eest info kaitsmisel ja turvalisuse tagamisel.

See võib olla teatud ametite või ettevõtte üldise kuvandi puhul põhjendatud (nt maaklerid, hotellitöötajad). See peab olema töötaja töökohast lähtuvalt põhjendatud vajadus. Soovitame kasutada vaid töötaja eesnime.

Isikuandmete (näiteks töötaja nimi) töötlemiseks peab olema õiguslik alus. Meie hinnangul ei ole töötaja nime lisamiseks ostutšekile õigusliku alust ja küsitav on ka selle märkimise eesmärk.  Ostutšekil võiks olla töötaja nime asemel märgitud hoopis kassa number. 

Isikuandmete töötlemisel peab järgima minimaalsuse põhimõtet – isikuandmeid võib koguda vaid ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks. Seega andmeid, mis võimaldavad inimest tuvastada, peaks ostutšekil olema võimalikult vähe, näiteks töötaja nime asemel on võimalus lisada kassa number.

Enamikul töökohas toimuva andmete töötlemise juhtudel ei saa ega tohiks õiguslik alus olla töötaja nõusolek. Reeglina ei tohiks töösuhetes kasutada töötaja isikuandmete töötlemiseks nõusolekut. Küll aga olukord, kus tööandja töötleb praeguste või tulevaste töötajate andmeid nõusoleku alusel, on problemaatiline. Seda seetõttu, et töösuhete kontekstis ilmneb ebavõrdne jõuvahekord. See tähendab, et tööandja ja töötaja vahelist sõltuvussuhet arvesse võttes on ebatõenäoline, et töötaja saab keelduda oma tööandjale andmete töötlemiseks loa andmisest, tundmata hirmu või tajumata tõelist ohtu, et keeldumisega kaasnevad kahjulikud tagajärjed. Küll aga üksikute juhtudel võib nõusolek aluseks tulla. Näiteks, kui tööandja soovib avalikustada töötajate pildid ühisest üritusest, jõulupakid töötajate lastele jms. Ühtlasi võib tööandja küsida nõusolekut ka siseveebi töötajast pildi üles panemiseks

Töökohustuste täitmise kontrollimise kohustus tuleneb tööandjale töölepingu seadusest. Kuid töötaja töökohustuste kontrollimisega paratamatult kaasneb tema isikuandmete töötlemine ning tööandja peab tagama, et töötaja isikuandmete töötlemine toimub vastavalt andmekaitsereeglitele. Tööandja on eelkõige kohustatud austama töötaja privaatsust ja kontrollima töökohustuste täitmist viisil, mis ei riku töötaja põhiõigusi (Töölepingu seadus § 28 lõige 2 punkt 11). Jälgimisseadmete kasutamine kujutab endast, võrreldes teiste isikuandmete kogumise viisidega, kõige intensiivsemat eraelu riivet.

Seega peab tööandja valima töötaja kontrollimiseks töötajat kõige vähemkahjustavamad meetmed ning andmete töötlemiseks peab tööandjal olema õiguslik alus. Töösuhetes, reeglina, toimub isikuandmete töötlemine kas tööandja õigustatud huvi alusel või töölepingu täitmiseks. 

Alljärgnevad näited, mida tööandjad kasutavad töökohal ei tohi kasutada töökohustuste kontrollimise eesmärgil vaid teiste eesmärkide nimel nagu nt vara kaitsmine jms.

• Valvekaamerad: valvekaamerad töökohal on mõeldud eelkõige vara kaitseks ja õigusrikkumiste tuvastamiseks, seega ei või neid kasutada muul eesmärgil nagu töötajate töökohustuste kontrollimine. Valvekaamera kasutamiseks tuleb teha õigustatud huvi analüüs ning peavad olema koostatud andmekaitsetingimused. Tuleks vältida töötajate jälgimist kaameratega terve tööaja ning kaamerad tuleb suunata üksnes konkreetsetele turvariskidele. Keelatud on kaameraid kasutada puhkeruumis, riietusruumis, wc-s jms.
• Jälgimissüsteem töötaja arvutis: tööandjal ei ole lubatud paigaldada töötaja arvutisse internetikasutust jälgivat programmi, ilma et selle vajadust poleks analüüsitud ja töötaja sellest teadlik. Tööandjal tuleb selleks koostada õigustatud huvi analüüs. Andmetöötlus töökohal peab olema tööandjal tekkivate riskidega proportsionaalne. Näiteks interneti väärkasutuse saab tuvastada ilma vajaduseta analüüsida veebisaidi sisu. Kui väärkasutust saab ennetada (näiteks veebifiltrite kasutamise teel), siis ei ole tööandjal üldist jälgimisõigust.
• Jälgimissüsteem töötaja telefonis: nõuded on samad ka olukorras, kus tööandja soovib paigaldada töötaja isiklikku telefoni programmi, mis tema liikumist jälgib.
• GPS seadmed töösõidukis: GPS seadmega varustatud sõiduki kasutaja on tuvastatav ning sellega kaasneb auto kasutaja isikuandmete töötlemine, milleks peab tööandjal olema õiguslik alus. Tööandja on kohustatud töötajale selgitama, millisel õiguslikul alusel on GPS seade kasutusele võetud.
• Töötaja e-postkast: tööalane e-posti aadress on töövahend, mida töötajad kasutavad oma töökohustuste täitmisel. Tööandja võib teatud juhtudel (nt töötaja eemalviibimise perioodil) töötaja tööalase e-posti aadressi kontrollida. Töötaja peab olema teavitatud, kes ja mis juhtudel tema e-postist kirju saab lugeda. Tööandjal on õigus informatsioonile, mis puudutab ettevõtte tegevust. Tööandja võib reguleerida töökorraldusreeglitega töötajate e-posti sisuga tutvumise ning sätestada, et töötaja peab isiklike failide ja e-kirjade tarbeks tegema eraldi kausta „isiklik“.

Vaata ka veebiloengut: Milline on valvekaamera mõju tööstressile?

Kõik tööandjad, kelle tegevuse üheks vundamendikiviks on kliendiandmebaas ning kes tahavad olla kindlad klientide isikuandmete sihipärases kasutamises, peavad täitma andmekaitse- ja turvanõudeid. Lisaks pöörame tähelepanu, et kliendiandmebaasid ei tohiks olla alla laaditavad.

Esmalt tuleb töötajad informeerida, kuidas ja milleks võib kliendiandmeid kasutada. Selleks on vaja kehtestada isikuandmete töötlemise reeglid ehk andmekaitsetingimused. Teiseks peab tööandja võtma kasutusele infoturbe meetmed, mis muuhulgas tuvastavad ka andmete liikumise. Teisisõnu, tööandja peab hoolitsema selle eest, et igast toimingust jääb maha logi, mis vajadusel aitab saada ülevaadet andmete liikumisest. 

Olenevalt olukorrast võib olla tegemist ka väärteoga isikuandmete kaitse seaduse järgi.