Dokumendiregister

Dokumendiregister on oluline töövahend tagamaks asutuse tegevuse avalikkust ja ligipääsu avaliku teabe juurde ning see on võrgulehe vaadatavamaid osi. Dokumendiregistrisse kantakse andmed dokumentide kohta, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus.

Avaliku dokumendiregistri kaudu peavad dokumendid olema kättesaadavad alates nende registreerimisest kuni dokumendile kehtestatud säilitustähtaja lõpuni.

Avaliku teabe seaduse § 12 lõike 41 järgi tuleb asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele juurdepääsupiiranguta dokumentidele tagada juurdepääs dokumendiregistri kaudu alates 2009. aastast. Dokumente varasemast ajast peab väljastama teabenõude korras, kuid võib teha kättesaadavaks ka dokumendiregistri kaudu. 

Dokumendiregistrisse võib vajadusel kanda palju rohkem andmeid, kui seda kuvatakse dokumendiregistri avalikus vaates.

Selleks, et kõik registrisse kantud andmed ei oleks avalikud, on olemas vastavad IT lahendused, mis aitavad registri omanikul määrata, millised dokumendiregistrisse kantud andmed on näha dokumendiregistri avalikus vaates ja millised vaid dokumendiregistrisse loginud asutuse töötajatele (nt kuvatakse avalikus vaates ainult eraisiku initsiaalid, kuid ametnikuvaates on näha isiku nimi).

Järelevalvemenetluse käigus tehtud otsuse puhul on tegemist haldusotsusega (nt vaideotsus, ettekirjutus), siis nende otsuste avalikustamisel kohaldatakse avaliku teabe seaduses sätestatud nõudeid, kui just mõne valdkonna eriseadus ei näe avalikustamise osas ette erisusi

Väärteomenetluse seadustikus sätestatud nõudeid saab rakendada üksnes väärteomenetluse dokumentide kohta. 
 

Kui kohtu poolt väärteomenetluses tehtud otsuste avaldamine toimub analoogiliselt kriminaalmenetluses tehtud otsustega ehk need avalikustatakse selleks ettenähtud kohas arvutivõrgus, siis kohtuvälises menetluses tehtud otsuste avaldamine ei tähenda otsuse avalikustamist internetis. 

Avaldamine väärteomenetluse seadustiku § 62 lõike 2 puhul tähendab eelkõige võimalust ja luba vajalikus osas tehtud otsuse kohta andmete andmist massiteabevahenditele ning kolmandatele isikutele. Oluline on siin see, et avaldamisel ei avaldataks andmeid suuremas ulatuses, kui on ette nähtud kohtuotsuste avalikustamise puhul kriminaalmenetluse seadustiku § 4081 lõigetes 2 ja 3. 

Avaliku teabe seaduse § 28 lõige 1 punkt 14 kohustab teabevaldajat avalikustama riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve käigus tehtud ettekirjutused ning otsused nende jõustumisest alates. Näiteks võib ettekirjutused ja otsused avalikustada asutuse veebilehel, kuid siinjuures tuleb silmas pidada seda, et avalikustada ei tohi sellest juurdepääsupiiranguga osa.

Last updated: 15.12.2023