Töötaja kohalolek ei näita veel töö tulemust
Tehnoloogia annab tööandjale järjest rohkem võimalusi töötajate tegevuse kohta andmeid koguda. Küsimus on aga selles, milliseid andmeid tegelikult vaja on ja mida nendega teha soovitakse.
Teadmustöö puhul ei näita kontoris veedetud tunnid tingimata seda, kui hästi inimene oma tööd teeb. Liisa-Maria Leesi sõnul tuleks järjest rohkem hinnata töö tulemust ja kokkulepitud eesmärkide täitmist, mitte üksnes seda, millal inimene tööle saabub või kui kaua ta kontoris viibib.
See muutub eriti oluliseks kaugtöö puhul. Tööandja ei näe enam tingimata, kus või millal inimene parajasti töötab. Selle asemel muutuvad olulisemaks selged kokkulepped töötaja ja tööandja vahel ning arusaam sellest, millist tulemust töötajalt oodatakse.
Ka töötajate ootused on viimastel aastatel muutunud. Leesi sõnul näitas nende tehtud uuring, et paindlikkus on tõusnud töötajate ootustes väga kõrgele kohale. Samal ajal ootavad inimesed tööandjalt usalduslikku ja avatud juhtimist, autonoomiat ning võimalust oma töö eest vastutada.
Rohkem tehnoloogiat ei pea tähendama rohkem kontrolli
Tänapäevased tehnilised lahendused võimaldavad koguda väga erinevaid andmeid. Näiteks saab registreerida hoonesse sisenemist, jälgida arvuti kasutamist või töötaja asukohta. See, et tehnoloogia midagi võimaldab, ei tähenda aga, et seda peaks tegema.
Saates räägitakse näiteks ekraanipiltide tegemisest ja klahvivajutuste jälgimisest. Andmekaitse vaatest läheb selline töötaja pidev jälgimine lubatust kaugemale. Leesi hinnangul tasub selliste lahenduste kaalumisel küsida, kas tegelik probleem peitub hoopis juhtimises. Kui töötajaga on kokku lepitud eesmärgid ja oodatavad tulemused, saab tema tööd hinnata nende järgi.
Mõnes valdkonnas on täpsem tööaja arvestus siiski vajalik. Näiteks teeninduses võib töötaja tööaeg ja pauside pidamine olla otseselt seotud sellega, kas klient saab lubatud teenust ning kuidas jaguneb töö kolleegide vahel.
Oluline on seega alati vaadata, miks andmeid kogutakse ja kas neid on selle eesmärgi saavutamiseks päriselt vaja.
Turvalisuse tagamise jaoks kogutud andmeid ei saa niisama muuks otstarbeks kasutada
Kontoris on turvalisuse tagamiseks sageli vaja kasutada kaameraid, läbipääsusüsteeme ja teisi tehnilisi lahendusi. Ka nende puhul peab olema selge, miks andmeid kogutakse ja kuidas neid kasutatakse.
Kui andmeid kogutakse näiteks inimeste või vara kaitseks (nt kaamerad või kiipkaardid), ei saa neid hiljem lihtsalt töötaja töötempo või käitumise kontrollimiseks kasutama hakata.
Kaamerate puhul tuleb läbi mõelda, mida kaamera tegelikult jälgib. Põhjendatud ei ole olukord, kus kaamera on pidevalt suunatud kohale, kus inimene terve tööpäeva töötab. Töötajal peaks olema võimalik töökohas ka puhata ja viibida alal, kus ta ei ole pidevalt kaamera vaateväljas.
Saates räägitakse ka Swedbanki uue kontori läbipääsusüsteemist, kus töötajatel on võimalik siseneda sõrmejälje fragmentide abil. Töötajatele selgitati, milliseid andmeid kasutatakse, kuidas neid hoitakse ja mis saab neist pärast töösuhte lõppu. Need töötajad, kes sellist lahendust kasutada ei soovinud, saavad majja siseneda kaardi ja PIN-koodiga.
Usaldus sõltub ka sellest, kuidas muudatustest räägitakse
Paljusid probleeme aitab ennetada selge ja aus suhtlus. Töötaja peaks teadma, milliseid andmeid tema kohta kogutakse, miks seda tehakse, milleks neid kasutatakse ja kui kaua neid hoitakse.
Ka põhjendatud muudatus võib tekitada usaldamatust, kui selle põhjust ei selgitata. Lees toob näite organisatsioonist, kus uus juht hakkas oma kabinetti lukustama. Selleks oli täiesti praktiline põhjus, sest kabinetis hoiti dokumente. Töötajatele põhjust aga ei selgitatud ja nii tajuti muudatust märgina, et juht neid enam ei usalda.
Sama põhimõte kehtib ka tehnoloogiliste lahenduste puhul. Uue süsteemi kasutuselevõtmisel tasub kohe läbi mõelda, milliseid andmeid on päriselt vaja ning töötajatele selgelt rääkida, miks neid kogutakse.
Kuula Andmehäälingu uut osa, kus räägime lähemalt kaugtööst, töötajate jälgimisest, kaameratest ja läbipääsusüsteemidest ning sellest, mida peaks tööandja töötajate andmete kasutamisel arvestama.
Episood valmis Euroopa Liidu programmi CERV (Citizens, Equality, Rights and Values) toetusel. Programm toetab privaatsuse ja andmekaitse teadlikkuse suurendamist ning põhiõiguste edendamist Eestis.
