Töölesoovijate isikuandmete töötlemine
Töölesoovijate isikuandmete töötlemise õiguslik alus
Tööle kandideerimine on esimene etapp töösuhtes, mille raames potentsiaalne tööandja alustab töölesoovija isikuandmete töötlemist.
Tööle kandideerimisel on tööandjal töölesoovija isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks õigustatud huvi (isikuandmete kaitse üldmäärus artikkel 6 lõige 1 punkt f). Siinkohal rõhutame, et õigustatud huvi alusel on andmetöötlus seaduslik alles siis, kui andmetöötlusele eelnevalt on korrektselt läbi viidud ja kirjalikult dokumenteeritud õigustatud huvi analüüs. Õigustatud huvi analüüsi läbiviimise kohta saab täpsemalt lugeda meie poolt koostatud juhendmaterjalist.
Mis andmeid tohib töölesoovijalt küsida?
Töölepingu seaduse § 11 lõike 1 kohaselt võib tööandja küsida töölesoovijalt ainult neid andmeid, mille vastu tal on õigustatud huvi, sh lepingueelsetel läbirääkimistel või töölepingu sõlmimist muul viisil ette valmistades, sealhulgas töökuulutuses või töövestlusel. Tööandjal ei ole reeglina õigustatud huvi saada andmeid sellistes küsimustes, mis puudutavad ebaproportsionaalselt töölesoovija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega pakutavale töökohale. Näiteks ei ole värbamisprotsessis vajalik töötaja pangakonto number, kuid see on oluline töölepingu sõlmimisel, et tööandja teaks, millisele pangakontole peab töötajale töötasu maksma.
Euroopa Andmekaitse nõukogu on selgitanud, et töötaja ja tööandja on erinevatel võimu positsioonidel, mistõttu on ebatõenäoline, et töötaja saaks keelduda nõusoleku andmisest selliselt, et töötajal ei teki hirmu või tegelikku ohtu, et keeldumisega kaasneks talle kahjulikke tagajärgi.
Nõusolek peab olema antud vabatahtlikult, selgelt, konkreetselt, teadlikult ja ühemõtteliselt. Nõusolekut ei tohiks lugeda vabatahtlikult antuks, kui isik ei saa kahjulike tagajärgedeta nõusoleku andmisest keelduda või seda tagasi võtta. Nõusoleku tingimustest saab pikemalt lugeda nõusoleku suunistest.
Kui tööandja suudab tõendada, et töötaja saab nõusolekut tagasi võtta selliselt, et töötajale ei teki sellega kahjulikke tagajärgi, kui töötaja nõusoleku tagasi võtab või kui ta üleüldse keeldub nõusoleku andmisest, on nõusolek sobiv õiguslik alus isikuandmete töötlemiseks. Selliseid olukord esineb praktikas pigem vähe, mistõttu soovitame nõusolekut õigusliku alusena töösuhetes vältida.
Nõusolekut õigusliku alusena ei ole lubatud kasutada, kui töötajaga seotud isikuandmete töötlemine on vajalik töölepingu täitmise eesmärgil ja õiguslikul alusel (IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt b) või seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks (IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt c).
Igasugune isikuandmete töötlemine vajab õiguslikku alust, nii ka taustauuringu tegemine.
Üldise taustauuringu tegemine on reeglina keelatud, välja arvatud kui tööandja suudab põhjendada õigustatud huvi olemas olu (on viinud läbi õigustatud huvi hinnangu) või taustauuringu tegemise kohustus tuleneb seadusest. Õigustatud huvi kohta saab täpsemalt lugeda siit.
Näiteks lastega töötavate inimeste puhul on tööandjal lastekaitseseadusest kohustus kontrollida, et lastega ei töötaks inimene, keda on karistatud või kes on määratud sundravile lastekaitseseaduse § 20 nimetatud süütegude eest. Loe täpsemalt lastega töötamise piirangu kohta siit.
Ametnike puhul tuleneb taustakontrolli kohustus avaliku teenistuse seaduse § 15, mille kohaselt ei võeta teenistusse näiteks isikut, kellel on karistus tahtlikult toimepandud kuriteo eest.
Potentsiaalne tööandja võib pöörduda kandideerija eelmise tööandja poole, kui kandideerija on ise märkinud kandideerimisel eelmise tööandja kontakti. See eeldab ka seda, et kandideerija on eelnevalt küsinud eelmiselt tööandjalt nõusolekut kontakti jagamiseks uuele potentsiaalsele tööandjale.
Sellisel juhul on selleks kandideerija nõusolek ja tahe, et eelneva tööandjaga kontakti võetakse. Kui kandideerija pole ühegi eelmise tööandja kontakti märkinud, kuid töö iseloomu arvestades on taoline taustakontroll siiski vajalik ning tööandjal on selleks õigustatud huvi (läbi viidud analüüs), siis sellisel juhul tuleb sellest ka tööotsijat teavitada.
Õigustatud huvile kui õiguslikule alusele on võimalik tugineda, kui kandideerijate huvid või põhiõigused ja – vabadused ei ole tähtsamad, võttes arvesse kandideerija mõistlikke ootusi. Õigustatud huvi analüüs peab olema koostatud enne taustakontrolli tegemist ning olema korrektselt läbiviidud ja kirjalikult dokumenteeritud õiguslik analüüs
See tähendab, et tööandja peab enne taustakontrolli tegemist hindama, miks just konkreetse ametikoha puhul on vajalik töölesoovija osas läbi viia taustakontroll ja miks see kaalub üle töölesoovija õiguse privaatsusele. Töölesoovija peab saama aru, millises ulatuses tema kohta andmeid küsitakse ja mis ulatuses taustakontrolli teostatakse. Tööandjad tohivad koguda töölesoovijate kohta ainult nii palju andmeid, kui on vajalik ja asjakohane konkreetse ametikoha tarbeks.
Oluline on meeles hoida, et töölesoovijad peavad saama tutvuda õigustatud huvi analüüsida, et hinnata, kas nad soovivad konkursil jätkata teades, et vastava ametikohaga kaasneb ka taustakontroll. . Õigustatud huvi analüüsi läbiviimise kohta saab täpsemalt lugeda meie poolt koostatud juhendmaterjalist.
Tuletame meelde, et isikuandmete kaitse üldmäärus annab inimesele õiguse oma andmete kasutuse üle omada ülevaadet. Tööle kandideerimisel on igal inimesel õigus küsida, mida tema kohta on kogutud, sh tehtud taustapäringute kohta.
Lubatud ei ole kontrollida kõikide töölesoovijate tausta. Taustakontrolli on lubatud teha üksnes nende töölesoovijate osas, kes jõuavad lõppvalikusse ning kellele negatiivsete andmete puudumise korral (taustakontrolli edukalt läbinutega) asutakse töösuhtesse. Isikuandmete töötlemisel peab lähtuma minimaalsuse ja eesmärgipärasuse põhimõttest. See tähendab, et kui tööandja juba elulookirjeldust vaadates jõuab järeldusele, et ta ei soovi selle töölesoovijaga jätkata, ei ole taustakontrolli tegemine lubatud.
Iga päringu tegemiseks peab olema õiguslik alus. Seadusandaja on näinud ette võimaluse tööandjal teha ise sellekohane päring kindlatel juhtudel. Näiteks lastekaitse seadus sätestab piirangud isikutele, kes ei tohi lastega töötada. Seega, tööandja peab eelnevalt kontrollima kandideerija karistusandmeid.
Karistusregistri seaduse § 5 on selgitatud andmete õiguslikku tähendust ning § 20 lõikes 1 on toodud nimekiri, kellel on õigus saada karistusregistri arhiivist andmeid.
Karistusregistri seaduse § 15 lõike 1 kohaselt peab teise inimese kohta andmete küsimisel päringus märkima andmete küsimise õigusliku aluse või eesmärgi kinnitus.
Tööandjal ei ole lubatud töötajalt karistusregistri väljavõtte esitamist.
Töötaja poolt täidetavas ankeedis võib küsida vaid seda, kas isikul on varalise kahjuga seotud kehtivaid karistusi või mitte. Sel juhul on inspektsiooni hinnangul täidetud isikuandmete eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtted. Eelpool kirjeldatu on lubatud vaid töökohtade puhul, kus on otsene kokkupuude rahaga.
Karistusregistri seaduse § 5 on selgitatud andmete õiguslikku tähendust ning § 20 lõikes 1 on toodud nimekiri, kellel on õigus saada karistusregistri arhiivist andmeid.
Võrdse kohtlemise seaduse § 25 kohaselt aegub diskrimineerimisega seotud kahju hüvitamise nõue ühe aasta jooksul arvates päevast, millal kannatanud isik kahju tekkimisest teada sai või pidi teada saama. Seega peaks tööandja säilitama töölesoovijatega seotud andmeid ja dokumente kuni aasta kuni värbamisotsuse vaidlustamistähtaja lõpuni.
Juhul, kui tööandja soovib säilitada töölesoovija isikuandmeid kauem tuleviku konkursside tarbeks, võib selline töötlus toimuda töölesoovija kirjalikul nõusolekul.
Töölepingu puhul tuleb töölepingu kirjalikku dokumenti säilitada töölepingu kehtivuse ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates vastavalt töölepingu seaduse § 5 lõikele 5.
Terviseandmete töötlemine töösuhtes
Tervisega seotud isikuandmed kuuluvad eriliiki isikuandmete hulka isikuandmete kaitse üldmääruse tähenduses. Oluline on meeles pidada, et eriliiki isikuandmete töötlemine (sh terviseandmete) on reeglina keelatud ning nende töötlemisel ei saa tugineda isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 6 nimetatud alustele. Eriliiki isikuandmeid võib töödelda, kui esineb mõni isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 9 lõikes 2 nimetatud õiguslik alus.
Tööandja ise ei tohi kasutada alkomeetrit ega narkootiliste ainete teste, et kontrollida, kas töötaja on joobeseisundis.
Joobeseisund on terviseseisund ja kuulub eriliiki isikuandmete hulka. Töösuhtes võib neid andmeid võib töödelda ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Joobeseisundit ei saa kontrollida töötaja nõusolekul, sest tööandja on jõupositsioonil ning töötaja nõusoleku vabatahtlikkust ei ole võimalik garanteerida. Nõusolekust töösuhtes saab lugeda täpsemalt siit ja siit.
Joobeseisundi kontrolli võib teostada ainult tervishoiuteenuse osutaja, kellel on seadusest tulenev saladuse hoidmise kohustus. Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse § 4 (1) lõike 1 kohaselt on tervishoiuteenuse osutajal õigus töödelda andmesubjekti nõusolekuta isikuandmeid, sh eriliiki isikuandmeid. Tööandjale ei ole töötervishoiu ja tööohutuse seadusega antud sellist õigust, mistõttu peab tööandja töötaja joobe kontrollimiseks saatma töötaja tervishoiuteenuse osutaja juurde, kes saab teha otsuse töötaja tööle lubamise kohta.
Alternatiivselt on võimalik meditsiinipersonal töökohale kutsuda. Oluline on tähelepanu pöörata sellele, et tööandja ei saa teada testi tulemust vaid talle antakse ainult otsus selle kohta, kas isik võib tööülesandeid täita või mitte.
Tööandja ei tohi rakendada lauskontrolli – peab olema selgelt põhjendatud, millised töötajad ning mis põhjusel tervishoiuteenuse osutaja juurde minema peavad.
Kui on põhjendatud kahtlus (joobele viitavateks tunnusteks on tavaliselt isiku välimus, tema aeglustunud reaktsioonid, häirunud kõne, aja, isiku ja koha tajumise häired, teadvuse seisund ning mälu-, koordinatsiooni- ja käitumishäired), et töötaja ei ole töövõimeline ning tuleb saata koju, peab see toimuma võimalikult delikaatselt ning kindlasti ei tohi selle põhjustest informeerida kaastöötajaid. Vajadusel saaks tööandja tunnistajatena (nt hilisema tõendamise eesmärgil), kasutada neid töötajaid, kes ise on joobes töötajaga kokku puutudes tajunud, et kolleeg ei ole võimeline tööd tegema.
Seega, ükskõik keda ei saa tunnistajaks kutsuda, sest teiste töötajate kohale kutsumisega avaldatakse ühe töötaja kohta käivat terviseinfot teistele, mis aga ei ole IKÜM-iga kooskõlas. Tervishoiuteenuse osutajal seevastu on õigusaktidest tulenev saladuse hoidmise kohustus ning hilisema töövaidluse käigus, kui tuleb tuvastada juhtunu asjaolud, saab vaidlust lahendav asutus küsida terviseandmed välja otse testi või tervisekontrolli teinud meditsiinitöötaja käest.
Tööandja võib küsida vaktsineerimise kohta tõendit, kui tegemist on ohuteguriga ning tööandja on vastavad abinõud kehtestatud töökeskkonna riskianalüüsis ja tegevuskavas. Siiski ei tähenda see seda, et tööandja õigus on absoluutne. Kui töötaja keeldub vaktsineerimisest, testimist või tõendi esitamisest, peab tööandja riskide maandamiseks töö ümber korraldama.
Seega võib töötaja vaktsineerimise kohta anda teavet ise. Juhul, kui ainus meede on tagada vaktsineerimine, siis on tööandja kohustus korraldada töötervishoiu arsti visiit. Arst võib anda vaid üldise hinnangu – võib tööle lubada/ei või tööle lubada – ning ei tohi väljastada infot selle kohta, kas töötaja tegi vaktsiini või mitte või kas töötaja on nakatunud või mitte.
Lubatud ei ole ka arvestuse pidamine, kes ja millal on vaktsineeritud.
Töötajal on õigus keelduda haiguslehele jäämise põhjuse avaldamisest. Tööandja ei tohi antud infot töötajalt küsida. Terviseandmed on eriliiki isikuandmed ehk füüsilise isiku füüsilise ja vaimse tervisega seotud isikuandmed. Kui tööandjal on kahtlus haiguslehe kehtivuse kohta siis tal on õigus küsida Eesti Tervisekassalt täiendavat infot.
Tööandjal ei ole õigust teada, kas töötervishoiuarst on suunanud töötaja psühholoogi või muu eriarsti juurde. Kui tööandja soovib pakkuda töötajatele lisateenuseid, näiteks psühholoogi teenust, siis peab tööandja hindama või panema paika kindlad tingimused, millele peab töötaja vastama ja mille korral on töötervishoiuteenuse osutajal õigus teda lisateenusele suunata selliselt, et tööandja ei saa teadlikuks millisele töötajale ja mis lisateenuseid pakuti.
Näiteks, kui arst on pidanud vajalikuks suunata töötaja tööpsühholoogi juurde, ei tähenda see koheselt, et töötajal on probleemid vaimse tervisega, kuid loob eelarvamuse, et inimesel võib sellele olla kalduvus (potentsiaalne terviserisk).
Töötajate kontrollimine
Töökohustuste täitmise kontrollimise kohustus tuleneb tööandjale töölepingu seadusest. Samas on oluline meeles hoida, et töötaja töökohustuste kontrollimisega paratamatult kaasneb tema isikuandmete töötlemine. Tööandja peab tagama, et töötaja isikuandmete töötlemine toimub vastavalt andmekaitsereeglitele. Tööandja on eelkõige kohustatud austama töötaja privaatsust ja kontrollima töökohustuste täitmist viisil, mis ei riku töötaja põhiõigusi (Töölepingu seadus § 28 lõige 2 punkt 11).
Tööandjal ei ole õigus lugeda töötaja isiklike e-kirju, kuid kui töötaja kasutab tööalast e-posti ka isiklike kirjade saatmiseks võib vastus olla erinev. Nimelt on tavapäraselt tööandja töökorralduse ja arvuti kasutamise reeglites ära määratlenud, kas töötaja tohib kasutada neid ka isiklikeks tegevusteks või mitte.
Kui töötajal on lubatud kasutada töö e-posti ka erasuhtluseks, peab olema kehtestatud reegel, et erakirjad tuleb postkastist kustutada või tõsta spetsiaalselt loodud alamkausta, mis oleks selgelt eristatud nt pealkirjaga „Isiklik". Sellisel juhul ei ole tööandjal lubatud lugeda ega kontrollida töötaja e-posti alamkaustasid, mis on märgitud „isiklik“, sest tegemist on töötaja eraeluliste kirjadega ja andmetega.
Kui tööandja ei ole lubanud kasutada tööalast e-posti ka töötaja isiklikuks suhtluseks ning töötaja ikkagi kasutab seda ka isiklike kirjade tarbeks, siis ei saa töötaja eeldada, et tööandjal puudub õiguslik alus töötaja tööandja e-posti domeeniga e-kirjade lugemiseks.
Eelnev siiski ei tähenda seda, et tööandja võib teha laus kontrolli. Tööandja võib töötaja e-kirjadega tutvuda nõusoleku alusel või töölepingu täitmiseks, aga tööandja ei või riivata töökohustuste täitmise kontrollimise käigus töötaja põhiõigusi ülemääraselt.
Seega peaks tööandja väga selgelt töökorraldusreeglites ära määratlema e-posti kasutamise reeglid, kas ja mis tingimustel on isiklik kirjavahetus lubatud, millal tohib tööandja tutvuda töötaja e-kirjadega ning tööandja kohustus arvestada töötaja õigusega privaatsusele.
Ei, töötaja teadmata on tema tööalaselt kasutatavas arvutis või e-postkastis ükskõik missuguste isikuandmete töötlemistoimingute tegemine keelatud. Enne igasugust tegevust tuleb töötajat teavitada ja seda ka juhtudel, kui vaja faile kopeerida või kontrollida töötaja töökohustuste täitmist.
Teavitamine tähendab nii konkreetsest tegevusest eelnevat teavitamist kui ka töötaja üldist teavitamist. Näiteks saab töötajat üldiselt teavitada arvuti/e-posti kasutamise reeglite, tingimuste või juhiste tegemise läbi, kus tuleks reguleerida, kas ja missugustel tingimustel saab töötaja oma isiklikku informatsiooni arvutis või e-postkastis hoida. Levinud variandiks on, et kui töötaja soovib tööarvutis isiklikke faile hoida, peab ta arvutis või e-postkastis looma isikliku kausta, kuhu ta oma eraelulise sisuga info koondab. Isikliku kausta loomise reegel peab olema töökorraldusreeglites, millest töötaja saab lähtuda enda töö tegemisel ja tööalaste vahendite kasutamisel.
Jälgimisseadmete kasutamine kujutab endast, võrreldes teiste isikuandmete kogumise viisidega, kõige intensiivsemat eraelu riivet.
Seega peab tööandja valima töötaja kontrollimiseks töötajat kõige vähemkahjustavamad meetmed ning andmete töötlemiseks peab tööandjal olema õiguslik alus. Töösuhetes, reeglina, toimub isikuandmete töötlemine kas tööandja õigustatud huvi alusel või töölepingu täitmiseks.
Alljärgnevad näited, mida tööandjad kasutavad töökohal ei tohi kasutada töökohustuste kontrollimise eesmärgil vaid teiste eesmärkide nimel nagu nt vara kaitsmine jms.
- Valvekaamerad: valvekaamerad töökohal on mõeldud eelkõige vara kaitseks ja õigusrikkumiste tuvastamiseks, seega ei või neid kasutada muul eesmärgil nagu töötajate töökohustuste kontrollimine. Valvekaamera kasutamiseks tuleb teha õigustatud huvi analüüs ning peavad olema koostatud andmekaitsetingimused. Tuleks vältida töötajate jälgimist kaameratega terve tööaja ning kaamerad tuleb suunata üksnes konkreetsetele turvariskidele. Keelatud on kaameraid kasutada puhkeruumis, riietusruumis, wc-s jms.
- Jälgimissüsteem töötaja arvutis: tööandjal ei ole lubatud paigaldada töötaja arvutisse internetikasutust jälgivat programmi, ilma et selle vajadust poleks analüüsitud ja töötaja sellest teadlik. Tööandjal tuleb selleks koostada õigustatud huvi analüüs. Andmetöötlus töökohal peab olema tööandjal tekkivate riskidega proportsionaalne. Näiteks interneti väärkasutuse saab tuvastada ilma vajaduseta analüüsida veebisaidi sisu. Kui väärkasutust saab ennetada (näiteks veebifiltrite kasutamise teel), siis ei ole tööandjal üldist jälgimisõigust.
- Jälgimissüsteem töötaja telefonis: nõuded on samad ka olukorras, kus tööandja soovib paigaldada töötaja isiklikku telefoni programmi, mis tema liikumist jälgib.
- GPS seadmed töösõidukis: GPS seadmega varustatud sõiduki kasutaja on tuvastatav ning sellega kaasneb auto kasutaja isikuandmete töötlemine, milleks peab tööandjal olema õiguslik alus. Tööandja on kohustatud töötajale selgitama, millisel õiguslikul alusel on GPS seade kasutusele võetud.
- Töötaja e-postkast: tööalane e-posti aadress on töövahend, mida töötajad kasutavad oma töökohustuste täitmisel. Tööandja võib teatud juhtudel (nt töötaja eemalviibimise perioodil) töötaja tööalase e-posti aadressi kontrollida. Töötaja peab olema teavitatud, kes ja mis juhtudel tema e-postist kirju saab lugeda. Tööandjal on õigus informatsioonile, mis puudutab ettevõtte tegevust. Tööandja võib reguleerida töökorraldusreeglitega töötajate e-posti sisuga tutvumise ning sätestada, et töötaja peab isiklike failide ja e-kirjade tarbeks tegema eraldi kausta „isiklik“.
Vaata ka veebiloengut: Milline on valvekaamera mõju tööstressile?
Peale töösuhte lõppemist ei ole tööandjal oma endise töötaja nimelise e-posti aadressi kirjadega tutvumiseks ühtegi põhjendust, mida toetab õigusakt. Seega, tuleb muude kokkulepete puudumisel nimeline e-posti aadress koheselt peale lepingu lõppemist sulgeda ja kustutada. Kõige otstarbekam on töösuhetes töötaja e-posti säilitamine ja kasutamine panna paika töökorraldusreeglites.
Kui tööandja on kehtestanud töösuhte ajal e-posti kasutamise põhjendatud reeglid, saab ta reeglites tagada endale õiguse säilitada endise töötaja e-posti kirju mõistliku aja jooksul. Endise töötaja e- kirjad võib paigutada näiteks arvutikettale, kustutades seejärel serverist e-posti aadressi koos selle sisuga. Kui aga peaks olema põhjendatult vaja säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, nt ’tootajaametipost@ettevõte.ee’.
Iga töötaja saab ka ise oma privaatsust endise tööandja juures kaitsta, kui järgib lihtsat nõuannet: kui tööandja on lubanud kasutada e-posti ka enda isiklikeks meilideks, siis on mõistlik isiklikud e-kirjad koguda eraldi kausta, mida on lihtne töölt lahkudes kustutada. Kui seda aga tehtud ei ole, tuleks e-postkast enne töölt lahkumist üle vaadata ja isiklikud kirjad kustutada.
Valvekaamerad töökohal on mõeldud eelkõige vara kaitseks ja õigusrikkumiste tuvastamiseks.
Euroopa andmekaitseasutuste töörühm on seisukohal, et distantsilt töötaja jälgimine tema töö kvaliteedi ja hulga kontrollimise eesmärgil ei ole lubatav.
Tööandja võib paigaldada valvekaamerad, kui:
- eesmärk on seaduslik ja selgelt põhjendatud;
- sellega ei riivata liigselt töötaja põhiõigusi:
- töötaja on teadlik kaameratest;
- kaamerate kasutamine on reguleeritud ja läbipaistev.
Keelatud on kasutada kaameraid:
- tualetis;
- riietusruumides;
- puhkenurgas.
AKI taskuhääling "Andmehääling"
- Teine episood "Andmetöötlusest ja andmekaitsetingimsutest"
- Neljas episood "Kaameratest siin ja seal"
- Kaheksas episood "Terviseandmed"
- Üheteistkümnes episood "Kaamera all töötamise mõju vaimsele tervisele"
- viieteistkümnes episood "Biomeetria - mis seis on?"
Artiklid
Last updated: 12.02.2025