Sa oled siin

Esimesel poolaastal võttis inspektsioon luubi alla dokumendiregistrid

06.07.2020
kontorilaud
Asutuse dokumendiregister on veebi vaadatavamaid osi

Järelevalvetoimingute käigus leidis inspektsioon 2020. aasta esimesel poolaastal puudusi avaliku teabe kättesaadavaks tegemise või eraelulise info kaitsmisega 6 omavalitsuse dokumendiregistrites, mille peale algatas menetluse puuduste kõrvaldamiseks.

Põhilisteks vigadeks dokumendiregistri pidamisel on valesti täidetud metaandmed. Seetõttu pole arusaadav, kas dokumendid on digitaalsed, juurdepääsupiiranguga või millisel põhjusel ei võimaldata infole ligipääsu. Näiteks registreeritakse hanke pakkumused juurdepääsupiiranguga viieks aastaks, aga peale hankemenetluse lõppemist on tegemist üldjuhul avaliku teabega, kui see ei sisalda ärisaladust, eraelulise riivega teavet või muud juurdepääsupiiranguga infot. 

Asutused  ei  võimalda sageli ka ligipääsu dokumentidele või e-kirjadele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut. Piirang on jäetud peale panemata, aga tehniliselt on dokument kättesaamatu. Puudujääke on esinenud ka sellega, et teiselt asutustelt saadud kirjad registreeritakse dokumendiregistris kirja saatja nimega kui eraisiku kiri ning sellele kehtestatakse juurdepääsupiirangu eraelu kaitseks.

Samuti on tuvastanud inspektsioon paljudel kordadel, et dokumendiregistri dokumendi adressaadi andmetena on kajastatud füüsiliste isikute nimed või on asutuse vastuses füüsilisele isikule jäetud kinni katmata inimese kontaktid. See tähendab, et kui Mari Maasikas pöördub valla poole näiteks teabenõudega saada teehoiukava, siis eksitakse sageli kirja registreerimisel tema nime väljakirjutamisega avalikus vaates või talle vastamisel ei kaeta oma kirjas kinni tema nime ja kontaktandmeid.

Uurimise alla sattunud
Esimesel poolaastal menetles inspektsioon inimeste märkamiste peale Tartu, Otepää, Järva ja Valga valdade ning Narva linnavalitsuse ja Tallinna linna asutuste dokumendiregistrite puudusi. Uurimise alla võeti uuesti ka Haridus – ja Teadusministeeriumi EKIS süsteem, mida kasutavad dokumendihaldustarkvarana sajad haridusasutused.  Samuti alustati Kaitseinvesteeringute Keskuse tegevuse menetlemist puuduoleva dokumendiregistri loomiseks.

Dokumendiregistri pidamise nõuded asutustele tulevad avaliku teabe seadusest ning selle pidamise eesmärk on tagada asutuse tegevuse avalikkus ja igaühe ligipääs avaliku teabe juurde. Kuna dokumendiregistrit võib pidada asutuse veebilehe vaadatumaks osaks, peaks selle pidamist võtma tõsiselt, sest sellest e sõltu ainult asutuse enda maine, vaid kogu riigi usaldusväärsus.

2019. aastal juhtus mitmeid andmelekkeid, kus dokumendiregistrites said avalikuks tundlikku ja paljude inimeste privaatsust riivavavad juurdepääsupiiranguga dokumendid. Enamikel kordadel oli kahjuks tegemist inimliku eksimusega, mida saab ära hoida töötajate pädevuse tõstmisega ning aeg-ajalt avalikust vaatest oma dokumendiregistri kontrollimisega.

Kokku alustas inspektsioon 2020. aasta esimesel poolaastal 17 omaalgatuslikku järelevalvemenetlust.