Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt koguda ja analüüsida ning selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis on see pöördumine selgitustaotlus, millele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses ettenähtud korras. Näiteks küsimus, kui palju kulus raha teenuste finantseerimiseks erinevatest allikatest mingil kindlal perioodil, võib olla juba selline teave, mis eeldab mitmest dokumendist andmete kogumist ning selle alusel uue dokumendi koostamist ja sellist infot teabenõude korras küsida ei saa. Sellised pöördumised loetakse selgitustaotlusteks, millele vastatakse 30 päeva jooksul.
Teabenõudele vastatakse 5 tööpäeva jooksul, märgukirjale ja selgitustaotlusele 30 päeva jooksul.
Teabenõude esitamisel on mõistlik arvestada, et mistahes avaliku teabe dokumenti ei pruugi teabe soovija täies ulatuses saada, kui see sisaldab otseselt kellegi teise piiranguga isikuandmeid või andmeid, mille kaudu see isik on tuvastatav. Samuti tuleb arvestada, et kinni on kaetud kõik muu juurdepääsupiiranguga teave. Ehk siis kui soovitud dokument sisaldab piiranguga andmeid, ei tähenda see seda, et sellist dokumenti üldse ei väljastata. Sellisel juhul tuleb väljastada see osa dokumendist/teabest, millele juurdepääsupiirangud ei laiene.
Kui soovitud teabele ei ole alust juurdepääsu piirata, tuleb teave väljastada. Juurdepääsupiirangu alused on ära toodud avaliku teabe seaduse (AvTS) §-s 35 ning samuti valdkondlikes eriseadustes.
Pange tähele!
Kui inimene soovib küsida ainult iseenda isikuandmeid (milliseid andmeid asutusel tema kohta on), siis ei ole tegemist teabenõudega avaliku teabe seaduse mõistes. Isiku õigus küsida enda kohta andmeid tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest ning sellisel juhul tuleb arvestada pikema vastamistähtajaga, mis on 30 päeva.