Sa oled siin

Dokumendiregistri pidamisest

25.10.2019
Dokumendiregister on oluline töövahend tagamaks asutuse tegevuse avalikkust ja ligipääsu avaliku teabe juurde ning see on võrgulehe vaadatavamaid osi. 
 
Dokumendiregistrisse kantakse andmed dokumentide kohta, mis on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus.
  • AvTS annab dokumendiliikide minimaalloetelu:
a) saabunud ja väljasaadetud dokumendid sh teabenõuded, kui neid ei täideta koheselt; 
b) õigusaktid, sh käskkirjad jm üksikaktid;
c) lepingud. 
  • Asjaajamiskorra ühtsed alused täiendavad loetelu, võimaldades ühtlasi asutuse oma asjaajamiskorraga ette näha ka muude dokumendiliikide kandmise dokumendiregistrisse. 
  • Kui mingit liiki dokumendid, näiteks personalikäskkirjad, mida seadus kohustab dokumendiregistri avalikus vaates näitama, registreeritakse muus andmekogus või infosüsteemis, siis tuleb dokumendiregistri juures selgitada, kus ja kuidas on võimalik nende dokumentidega tutvuda ja lisada link vastavale infosüsteemile või andmekogule, kus nende dokumentidega on võimalik tutvuda.
Asutuse avalikku dokumendiregistrisse ei pea kandma
  • asutuses edastatud arvamusi, teateid, memosid, õiendeid, nõuandeid jms, mida asutuse juhi otsusel ei ole vaja dokumendiregistrisse kanda 
  • raamatupidamisdokumente 
  • riigisaladust ja salastatud välisteavet sisaldavaid dokumente 
  • sissetulevaid dokumente, mida vastuvõttev asutus võtab arvele eriseadusega ette nähtud korras ja millele on isiku juurdepääs tagatud 
Soovitav on kuvada register võrgulehe sisukorras esimesel valikutasandil (nn ühe-klõpsu-reegel registri juurde jõudmiseks).